一度は落ち着いたと思われた新型コロナウィルスですが、東京では新規感染者の数が増えたり減ったりと不安定な状態が続いています。
また、これから寒くなっていった時に、再び感染拡大してしまう恐れもあります。
ですが、テレワーク実施のネックになっている要因の1つが「会議をどう行うか」です。
呼び方が違うだけで中身は一緒じゃないの？
そう思っていると、検討に無駄な時間を費やしてしまいます。
と思っている方、必見です！
それぞれの特徴を比較して、違いをご説明します。
ザックリいうとテレビ会議は専用の機材を導入する遠隔会議システムでWeb会議はパソコンやスマホなどを使いアプリで行う遠隔会議システムです。
それでは、それぞれの特徴を１つずつ見ていきます。
1．導入形態＆デバイス
テレビ会議では専用の回線を用いて遠くにいる相手と接続するので、そのための機材の導入が必要です。
コンソールやモニター、リモコン、カメラなどです。これらの機器は１パッケージで提供されるので1つひとつを検討して選ぶ必要はありません。
Web会議はお手持ちのパソコンやタブレット、スマホといったデバイスにアプリをインストールして遠隔地にいる相手と会議を行います。
特別に機材を導入する必要はありません。Webカメラやヘッドセットがあればより良いですが、デバイスに内蔵されているカメラやマイクでも問題ありません。
2．導入～利用開始
テレビ会議は機材の設置工事があるので、利用開始まで時間を要します。利用開始までにかかる期間を逆算して余裕を持たせた導入計画を立てましょう。
Web会議はアプリをインストールすれば、その直後に利用可能です。急遽、会議を開きたい場合に打ってつけです。
3．場所
テレビ会議に使う機材は据え置きなので、移動はできません。機材を置いた場所が会議できる場所です。会議室に設置される企業が圧倒的多数です。
一方のWeb会議はインターネット接続ができる環境とデバイスがあれば、出先でも自宅でも、どこでも会議を開けます。
4．費用
テレビ会議は、専用機材を使うので初期導入費がかかります。また定期的にメンテナンスを行うので保守費用も加わり、高額になります。
Web会議には有料と無料のものがあります。有料は機能に応じて価格が段階的に設定されている定額タイプや利用した機能や時間に応じた従量課金タイプがあります。
無料だと利用できる時間や機能が限定されますが、会議の性質によっては無料で利用できる範囲で十分ということも決して少なくありません。まずは無料版から始めて、必要になった場合には有料版の導入をオススメします。
5．機能
テレビ会議の機能は基本的に映像と音声のやりとりのみですが、Web会議には他にも色々な機能があります。
アプリの種類よって違いはありますが、画面共有機能はどのアプリにもあると思って差し支えありません。画面共有した資料に書き込みする機能やチャット機能、背景画面の変更機能も多くのアプリに備わっています。アプリは随時バージョンアップされていくので、今後もどんどん便利な機能が追加されていくでしょう。
6．メリット
テレビ会議の特徴にして最大のメリットがクリアな映像と音声のやりとりです。専用機材と回線を用意するだけのことはあり、通信が安定しているので、スムーズな会議を行えます。導入の際には、業者が必要な設定を全部済ませてくれるので、そういった設定が苦手な方も安心です。
費用面でもお伝えした通り、Web会議は非常に安価という点が大きなメリットです。また、専用機材を必要としない点も併せて導入のハードルが低く、気軽に始められるという魅力もあります。
7．デメリット
これは、やはり「費用がかさむ」という点がテレビ会議の最大のデメリットと言えるでしょう。初期費用だけでなく、維持をするにもサーバーの管理や機材のメンテナンスが必要です。場所に関しても機材がある部屋に限定されるので、会議を開く際は相手方と事前に日時を決めなければなりません。
Web会議は、どこでも行えるというメリットの反面、専用の機材や回線がないので、映像や音声の質が使っているデバイスの性能や通信環境に左右されてしまいます。例えば、自宅でWeb会議を行う際に他の家族が同じ回線を使って通信量の多い動画サイトなどを利用していたら、会議の最中に画面が固まったり音声がズレたりする可能性があるので要注意です。
複数回線がない場合は、家族に会議の時間を知らせておくことが得策です。
また、インストールから全て自分で行う必要があるので、ただ会議をするだけなら簡単ですが、機能をフル活用するとなるとアナログ派の人には難易度が高いと言えます。
8．人数＆拠点
テレビ会議は、複数人と複数人による２拠点での遠隔会議を想定しています。３拠点以上の会議も可能ではありますが、拠点を追加するには更に費用と時間が必要です。
Web会議は、個人間で2拠点以上、つまり2人から遠隔会議を行えます。拠点数は利用するアプリやプランによって上下しますが、無料版でも殆どのアプリが10人以上での利用が可能です。
9．利用シーン
テレビ会議は、主に会議室に設置されることもあり規模の大きな会議、例えば会社の意志決定を行う役員会議に向いています。クリアな映像と音声によって相手の細かな動きや表情の変化も感じ取れるので、大事な商談にも打ってつけです。
対してWeb会議はというと、場所を選ばず会議開始にあたっての準備も少ないので、少人数でのチームミーティングに適しています。社外の人との面談や面接での利用も増えてきています。
遠隔会議ツール比較の結果
9つの項目でテレビ会議とWeb会議を比較して、それぞれの特徴がおわかりいただけたと思います。
結論：テレワークにはWeb会議！
テレワークに最適な遠隔会議ツールは断然Web会議です！「テレビ会議」で検索すると、余計な時間を費やしてしまうのでご注意ください。
VIPソフトウェア 中西樹
