給与明細の電子化とは？

近年、企業の様々なものがデジタル化しています。

請求書発行や経費精算などはCMでもよく見られるようになりましたが、給与明細の電子化にも注目が集まっています。

給与明細の電子化とは？

給与明細の電子化とは、毎月の給与明細を電子化してPDFや電子メール・Web上などで交付することです。

給与明細の交付は所得税法で義務付けられています。
従来は、書面での交付でしたが、法改正により電子化が可能になりました。

電子化した給与明細は3つの方法で交付するように定められています。

• 電子メールで交付する
• Web上で閲覧出来るようにする
• CD-ROMなどの磁気媒体で交付する

 

磁気媒体での交付は、認められているものの採用している企業は微々たるものです。
実質、電子メールとWeb上での閲覧に二分している状況ですが、近年はWeb給与明細システムを導入している企業が増えてきています。

給与明細電子化のメリット

給与明細を電子化することは、管理者にとっても従業員にとってもメリットがあります。

管理者	従業員
作業を大幅に短縮出来る	いつでもどこでも確認出来る
経費を抑えられる	管理が楽になる
管理が楽になる	―

 

≪管理者≫作業を大幅に短縮出来る

従来の紙での交付は、印刷・封入・投函の手間がありました。
従業員の数が多ければ多いほど他の業務を圧迫してしまいます。
電子化すれば、この手間を全て省くことが出来ます。

≪管理者≫経費を抑えられる

紙で給与明細を発行していると様々な経費がかかります。
紙代・インク代・封筒代や郵送している場合は切手代。
また、印刷や封入作業を行う人の人件費もかかっているので、給与明細1枚当たりの発行コストは約100円と考えられています。

1枚は少額ですが全社員分を何年も…と考えると大きな金額です。

電子化をすれば、紙代・インク代・郵送にかかる費用はもちろん、今まで印刷・封入に割いていた時間で別の作業が出来るので、人件費を含め大幅な経費削減が可能です。

≪管理者≫管理が楽になる

給与明細を紙で交付する場合は、その日まで紛失しないように厳重に管理しなければなりません。
再発行を頼まれることも時にはあるので、管理が負担になります。

電子交付であれば、最小限の負担で交付が可能です。
特にWeb給与明細システムなら、誤送信のリスクもありませんし、再発行の必要もありません。

≪従業員≫いつでもどこでも確認出来る

紙の給与明細は、当然ながら実物が手元になければ内容を確認出来ません。
電子化した給与明細なら、インターネット接続出来る環境があれば、時・場所を選ばず確認出来ます。

≪従業員≫管理が楽になる

紙の給与明細は、捨てる訳にもいかず溜まってしまい場所を取ります。
万が一、失くしてしまった場合は、担当者に再発行の依頼が必要です。

電子化した給与明細は、場所をとりませんし、紛失のリスクも抑えられます。
また、ファイル名を変更することで、検索性を上げるなど管理を楽にすることが出来ます。

電子化のデメリット・注意点

給与明細の電子化によるメリットは多いですが、導入前に気を付けなければならない点があります。

従業員の同意が必要

管理が必要

システム導入には費用がかかる

 

従業員の同意が必要

法改正により、電子交付が可能になった給与明細ですが、その際には事前に従業員の同意を得なければなりません。

もし、紙での交付を望む従業員がいた場合は紙で交付する必要があるので、紙と電子の二重運用をすることになります。

管理が必要

給与明細電子化のメリットとして管理が楽になることを挙げましたが、一方で注意も必要です。

メールで交付を行う場合は、誤配信のリスクを伴います。
別の従業員の給与明細を送ってしまわないように細心の注意を払わなければなりません。

また、システムを導入する場合は、データ保存が無期限ではなく一定期間が過ぎると削除されるものもあるので事前確認が必要です。

システム導入には費用がかかる

Web給与明細システムを導入した場合、導入費や利用料がかかります。ユーザー数に応じた課金タイプが多いです。

紙での交付とシステムを利用した交付のどちらがより費用対効果が高いのか、導入前に比較しておきましょう。

事前準備で最大限の効果を

給与明細の電子化にはメリットが多いです。
もちろん、今回ご紹介したような注意点はありますが、効率化のために電子化は今後もますます進んでいくと考えられます。

効果を最大限に得るために、メリット・デメリットを整理して電子化の準備を進めましょう。

 

VIPソフトウェア　中西樹